1.Reunião semanal da comissão de gestão documental, para elaboração do Manual de Protocolo;

Redação da Parte I - Noções Básicas de Arquivo, a Comissão elabora os seguintes itens: 1.4 Tipologia Documental-Tipologia documental é uma divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito a sua estrutura formal ou sua natureza de conteúdo ou técnica do registro que lhe confere autenticidade. Podemos citar as seguintes divisões de espécies documentais: Espécie documental Portaria, tipologias: Remoção, Afastamento, Substituição de função; Espécie documental Decreto, tipologias: decretos-lei, decretos sem número e decretos legislativos. 1.5 Natureza do assunto- Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos: documento ostensivo é aquele que não possui restrição de acesso, ou seja, sua divulgação não prejudica o órgão ou entidade, nem seus servidores, podendo ser de domínio público; documento sigiloso é aquele que, pela natureza do seu conteúdo, sofre restrição de acesso e deve ser de conhecimento limitado, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. Esses documentos recebem uma classificação de sigilo, isto é, são atribuídos a eles graus de sigilo, conforme a legislação em vigor; Observação: É importante o usuário saber sobre os assuntos que são considerados sigilosos para não classificar erroneamente um documento que não possua restrição de acesso ou sigilo, há a Lei 12527 de 18 de novembro de 2011, que regula as normas deste assunto(http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm). 1.6 Documentos acadêmicos - São os documentos produzidos ou desenvolvidos em decorrência da finalidade de uma instituição de ensino. No IFBA estes documentos se referem à pesquisa, extensão e assistência estudantil, independentemente do tipo de suporte ou da natureza dos documentos; Observações: A gestão de arquivo acadêmico fundamenta-se na Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, e a Portaria MEC nº1261/2013, de 23 de dezembro de 2013, são os  instrumentos legais que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao Sistema Federal de Ensino; Outro documento legal que fundamenta a gestão de arquivo acadêmico do Sistema Federal de Ensino das  Instituições de Educação Superior - IES, é a Portaria nº  360 de 18 de maio de 2022,  onde dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico no formato convencional (PAPEL) para o meio digital e estabelece vedação de produção de documentos acadêmicos em meio físico a partir de 1º de agosto de 2022; São exemplos de documentos acadêmicos: Normatização e regulamentação de cursos; Concepção, organização e funcionamento de cursos; Planejamento e organização curricular; Planejamento da atividade acadêmica; Vida acadêmica dos discentes. 1.7 Documentos administrativos-São os documentos produzidos ou desenvolvidos com a finalidade de dar apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição, é também chamada atividade mantenedora. Podemos também identificar estes documentos como da Atividade-meio; São exemplos de documentos administrativos referentes à: Gestão de pessoas; Gestão de materiais; Gestão de bens patrimoniais e de serviços; Gestão orçamentária e financeira; Gestão da documentação e da informação. 2. Conceituação e caracterização dos arquivos-No item um, sobre conceituação e caracterização dos documentos de arquivo, já foi feita uma predefinição da atividade do Arquivo e a razão de sua existência, agora o manual vai aprofundar mais um pouco sobre as atividades realizadas; Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos no desempenho de uma  atividade pública ou privada, independentemente da natureza do suporte. Há outras definições usuais para Arquivo, contudo podemos dizer que: Arquivo é uma Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 2.1 Natureza da entidade produtora- A natureza é como se caracteriza uma entidade coletiva, pessoa ou família identificada como geradora de documentos de arquivo, que pode ser público ou privado. Para melhor exemplificar este Manual traz as principais conceituações e diferenças entre Arquivo Público e Arquivo Privado: Arquivo público-É o conjunto de documentos de uma entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. Dessa forma, são considerados arquivos públicos: Os conjuntos de documentos produzidos e acumulados, no exercício de suas atividades, por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; Os conjuntos de documentos produzidos e acumulados por agentes do poder público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrentes; Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista. Arquivo privado-É o conjunto de documentos de uma entidade coletiva de direito privado, família ou pessoa. Assim, são considerados arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e acumulados por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades. É chamado também de arquivo particular. 3. Princípios arquivísticos-Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles: 1)Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos; Em respeito a esse princípio o IFBA e seus campi devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção de documentos, não mesclando documentos de outra origem distinta. Encerrada as discussões desta parte do manual a comissão decide retomar os trabalhos na próxima reunião que será dia 08/09/2022, sendo que as edições e proposição de ideias para o texto estão liberadas, e que cada membro deve trazer suas observações para uma melhor redação do texto.

2. Reunião DPAAE e UAB para traçar estratégias de envolvimento de alunos EAD nas políticas de assistência aos estudantes do IFBA e de acesso e uso da biblioteca. 

Reunião DPPAE/UAB/GDBIB
Data: 05/09/2022
Horário: inicio às 10:30m
Pauta:
1. Cenário da UAB atual no IFBA;
2. Edital Público (Interno e Externo) Contratação de profissionais da area de serviço social e psicologia
para atuar na Equipe Multidisciplinar.
Lista de Participantes:
1.Cacilda Reis - DAES
2.Cintia Santos -DAES
3.Elisângela Reis - UAB
4.Rita de Cassia Fonseca - GDBIB
5.Andréia Ribeiro - GDBIB
6. Jaqueline Oliveira - UAB
Propostas:
Realizar acolhida da biblioteca para os cursos UAB;
Elaborar cartilha de orientação para os estudantes;
Agendar treinamento das bibliotecas virtuais por grupos e horários especificos.
Elaborar a proposta de acolhimento do DAES GDBIB.
Reunião com Cacilda para apresentação da pedagoga e especialista em educação especial, Taiane, às 16h, no formato online.
Consultar o material da UAB disponível no site do IFBA (portal.ifba.edu.br/ead/uab);
Considerando o problema é que os campi não registram os mesmos nomes e nao colocam na
modalidade a distancia, realizaremos uma reunião com os coordenadores dos cursos para registrar a demanda de uniformização do registro no SUAP possibilitando realizar o relatório de acompnhamento da caracterização utilizando os filtros criados pela DGTI.
Próxima Reunião
Data: 15/09/2022
Horario: 10h30